Hur man undertecknar dokument

Elektroniska signaturer, som är lagstadgade i många länder (inklusive USA, Kanada och Europa) sedan början av 2000-talet, är lika giltiga som traditionella papperssignaturer. Du behöver inte besöka din revisors kontor eller skicka dokument via post - det är bara att underteckna alla dokument direkt i din kundportal. I den här artikeln förklarar vi hur det går till.

Här finns en beskrivning av detta:

E-signering av dokument upprättade av företag

Följ dessa steg för att granska och signera ett dokument:

1. Gå till kategorin Dokument på sidorna Hem och Dokument för att hitta dokument som väntar på underskrift.

2. Öppna ett dokument i väntan på underskrift. När du får begäran om underskrift för första gången läser du informationen om elektroniska signaturer, godkänner att du använder e-signaturer, markerar rutan och klickar på Fortsätt.

2. För att börja signera dokumentet klickar du på knappen Start längst till höger.

Om ditt dokument kräver en QES/AdES, är flödet annorlunda. Vänligen läs avsnittet nedan. 

3. Granska innehållet och klicka sedan på fälten för att e-signera där det behövs. En räknareför fält att fylla i högst upp hjälper dig på traven. Ange din signatur och dina initialer endast en gång; de används sedan för efterföljande dokument.

4. Klicka på Nästa för att markera nästa fält. Obs: Du kan inte signera ett dokument förrän alla fält är ifyllda.

5. När alla fält är ifyllda klickar du på Slutför. Om KBA har begärts, se avsnittet nedan.

Avböja att e-signera dokumentet

Vill du inte skriva under? Klicka på de tre punkterna längst upp till höger i dokumentet och väljDecline to sign, bekräfta sedan genom att klicka på Opt-Out of Electronic Signature. Kontakta företaget för att diskutera andra alternativ.

Redigera din e-signatur

När du har undertecknat och skrivit under ett dokument används din e-signatur och dina initialer i efterföljande dokument när du klickar på de nödvändiga fälten.

Om du vill redigera dina initialer eller din signatur klickar du i det fält som krävs, gör dina ändringar och trycker sedan på Infoga.

Aktivera Infoga överallt om du vill uppdatera signaturen eller initialer överallt i dokumentet.

Lägga till en handskriven signatur

Det är inte alla som accepterar maskinskrivna signaturer, men du kan alltid skapa en handskriven:

1. Klicka på fältet Min signatur eller initialer .

2. Växla till fliken Rita och teckna sedan med fingret på musplattan eller med musen.

3. Klicka på Infoga.

Om du vill göra om signaturen klickar du på Rensa när du redigerar och skriver under igen.

E-signatur med kunskapsbaserad autentisering (KBA)

KBA eller Knowledge Based Authentication är den process för identitetsverifiering som IRS kräver för att elektroniskt signera formulär 8879.

Om din revisor har begärt KBA fyller du i alla signaturfält enligt beskrivningen ovan och klickar sedan på Slutför med KBA inuti dokumentet. Svara på frågorna för att verifiera din identitet och klicka sedan på Slutför. Du får två försök för KBA och måste svara rätt på minst tre av fem frågor.

KBA är endast möjligt med ett socialförsäkringsnummer (SSN) - inte ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN utfärdas till en enskild person endast för beskattningsändamål. ITIN är inte avsett att användas som identifiering för att erhålla kredit. Kreditsystemen kommer inte att känna igen dem som något annat än ett felaktigt SSN, så de kan inte användas för KBA.

Ett meddelande visas högst upp på sidan när dokumentet har undertecknats.

Frågorna i den kunskapsbaserade autentiseringen (KBA) genereras från offentliga databaser och undertecknarens ekonomiska historia. För att göra KBA till en tillförlitlig metod för att verifiera identitet och hålla konfidentiella uppgifter säkra, har olika skyddsåtgärder byggts in i KBA-processen. Dessa skyddsåtgärder kan ibland hindra vissa undertecknare från att slutföra en KBA. I sällsynta fall är informationen i de offentliga databaserna felaktig och undertecknaren kan inte tillhandahålla matchande svar. Olika KBA-studier visar att den genomsnittliga framgångsgraden för KBA är cirka 90 %.

Några orsaker till att undertecknare kanske inte kan slutföra KBA-processen är (men är inte begränsade till):

  • En nygift skattebetalare vars offentliga register använder deras flicknamn och tidigare adresser.
  • Informationen i offentliga register kan vara felaktig och vår programvara kanske inte kan matcha denna information i avkastningen.
  • Informationen i de offentliga databaserna kan vara felaktig och din kund kanske inte kan svara på dessa frågor.
  • Unga kunder eller kunder som nyligen har flyttat till USA kanske inte är bra kandidater för Form 8879 eSign eftersom en framgångsrik KBA kanske inte är möjlig om de har begränsade offentliga register.

Hantering av SSN-verifieringsfel för KBA 

Om du stöter på felmeddelandet: " Tyvärr finns det inga frågor tillgängliga för att verifiera din identitet för det angivna personnumret", betyder det att vår KBA-leverantör inte kunde samla in tillräckligt med data från kreditbyråer eller offentliga register för att skapa den nödvändiga uppsättningen av fem frågor baserat på det angivna personnumret. Detta inträffar vanligtvis när din finansiella aktivitet inte har varit tillräckligt omfattande för att generera ett verifieringsformulär.

För närvarande finns det ingen direkt lösning på problemet. För att skapa en kompatibel e-signatur på distans kan du behöva följa dessa steg:

  1. Skriv ut de nödvändiga blanketterna.
  2. Skriv under de utskrivna formulären för hand.
  3. Skanna tillbaka de undertecknade formulären till systemet.

Denna process gör det möjligt för dig att tillhandahålla din signatur samtidigt som du följer de nödvändiga efterlevnadsstandarderna, trots SSN-verifieringsfelet.

E-signatur med kvalificerade och avancerade elektroniska signaturer (QES/AdES)

Kvalificerad elektronisk signatur (QES) garanterar överensstämmelse med de högsta standarderna för elektroniska signaturer och uppfyller de krav som ställs av europeiska tillsynsmyndigheter (eIDAS). QES har samma juridiska värde och effekt som en handskriven signatur.

Avancerad elektronisk signatur (AdES) fungerar på samma sätt som QES och följer samma process i din kundportal. Till skillnad från QES använder AdES dock inte ett kvalificerat certifikat för att verifiera undertecknarens identitet. Därför anses AdES i allmänhet vara mindre juridiskt bindande än QES.

Om ditt företag har aktiverat QES/AdES, kommer du att meddelas att dokumentet kräver en QES/AdES och att du måste verifiera din identitet innan du skriver under.

När du klickar på knappen Signera dokument:

  1. Välj land i rullgardinsmenyn.
  2. Välj en autentiseringsleverantör och följ autentiseringsprocessen.

Beroende på vilken leverantör som valts kan du behöva använda ditt personliga identitetsnummer, leverantörens webbplats eller app.

Om du vill veta mer om autentiseringsprocessen för den valda leverantören klickar du på länken längst ner på sidan Välj land och autentiseringsapp .

När dokumentet är undertecknat ser du signaturstämpeln längst ner:

Dokumentet väntar på e-signatur, men det finns inga signaturfält

Om ett dokument väntar på att undertecknas, men det inte finns några fält för e-underskrift, behöver du antingen inte underteckna det eller så måste du få tillgång till samma konto från en annan länkad e-postadress (för mer information, gå hit). 

Ibland behöver en förberedare underskrifter från båda kontoanvändarna (t.ex. makar) eller bara en. Om en signatur har begärts från den andra användaren och denne inte har signerat ännu, kommer du inte att se några fält för e-signatur på din sida. Dokumentet kommer att ligga kvar i väntan på e-signatur status tills den andra användaren har signerat.

Om du och din make/maka använder samma dator för att komma åt TaxDome och spara era inloggningsuppgifter, är det viktigt att hantera dokumentsignaturer korrekt för att undvika förvirring. Vanligtvis lägger företag till ett signaturutrymme för varje person och skickar dokument i enlighet med detta. Men ibland, om en av er loggar in med den andra personens sparade inloggning, signerar dokumentet och sparar det, kanske den andra personen inte ser signaturfältet när de loggar in, och det kan vara förvirrande. För att lösa detta loggar du in på rätt konto och signerar det saknade signaturfältet. Detta hjälper till att hålla saker organiserade och tydliga för er båda.

Var detta ett svar på din fråga? Tack för responsen Det var ett problem med att skicka din feedback. Försök igen senare.